Workflow

Modul Workflow umožňuje definování oběhů – sledu akcí, které mají provést určení pracovníci s nějakým objektem. Objektem se rozumí doklad z modulu Obchod, nebo Finance nebo dokument z modulu Správa dokumentů (v dalším textu bude používáno “dokument”). Typicky se jedná například o schvalování smluv, přijatých faktur nebo objednávek. Sled akcí může kopírovat stávající firemní postupy schvalování a kontroly papírových dokumentů. Modul poskytuje uživatelům přehledný seznam probíhajících oběhů, upozornění na nové požadavky a seznamy nevyřízených požadavků. Pro identifikaci uživatelů a stanovení přístupových práv využívá Workflow modul Uživatelé a práva. Emailové adresy uživatelů se přebírají z databáze modulu Partneři.

Variabilita oběhu dokumentů modulu Workflow

Každá z akcí definovaných ve Workflow může mít nastaveny podmínky, podle kterých má proběhnout, přičemž modul poskytuje určitou míru inteligentního chování. Jestliže například zjistí, že uživatel zodpovědný za akci je nepřítomen, přesměruje ji na stanoveného zástupce. Schvalovací proces se může také automaticky přizpůsobovat vlastnostem schvalovaných dokumentů. Například přesáhne-li cena určitou částku, je do schvalovacího procesu zapojen další schvalovatel s vyššími pravomocemi a stanovení uživatelé jsou o této skutečnosti informováni.

Hlavní funkce modulu Workflow

• Vytvoření předpisu oběhu – předpisy oběhů definují uživatele – účastníky oběhu a akce, které mají být provedeny s obíhajícím dokumentem Oběh nemusí být přímočarý, ale může se větvit na základě výběru účastníků podle vlastností obíhajícího dokumentu.
• Zařazení uživatelů do rolí – uživatelé se účastní oběhu prostřednictvím rolí (například ředitel, účetní, ekonom, technik). V roli jsou definování konkrétní uživatelé, kteří v době od .. do roli vykonávají. Jednu roli může současně zastávat více uživatelů. Pokud v daném okamžiku určitou roli nikdo nevykonává, může předpis oběhu využít zástupce.
• Upozornění na potřebu provedení akce – v probíhajícím oběhu se to děje prostřednictvím emailové adresy evidované u uživatele v modulu Partneři. Tímto způsobem je také možné odesílat uživatelům pouze informativní zprávy o průběhu oběhu, kdy se od uživatele nevyžaduje provedení akce.
• Vrácení požadavku – volba, která vytvoří požadavek na předcházejícího uživatele v řetězci požadavků, včetně důvodu vrácení. Toho lze využít například v případě, kdy byl požadavek zaslán někomu chybně, nebo dokument neobsahuje všechny potřebné náležitosti.
• Spuštění nového oběhu – aktuálně přihlášený uživatel jako iniciátor zvolí předpis a spustí oběh pro zvolený dokument.
• Schválení/zamítnutí oběhu – uživatel zapojený do oběhu, má možnost se k dokumentu vyjádřit, tj. schválit jej nebo zamítnout.
• Zrušení oběhu – zrušit oběh může pouze uživatel, který jej inicializoval.

Ošetření absence uživatelů

Modul umožňuje evidovat absenci uživatelů. Jestliže je spuštěn oběh, v jehož popisu se vyžaduje akce určitého uživatele, existuje několik možností:

• uživatel je přítomen a akci provede – oběh normálně pokračuje dál
• uživatel je přítomen, ale akci neprovede, nebo uživatel není přítomen, avšak nemá zapsanou absenci – v tom případě může oběh zareagovat různými způsoby, například:
  • uživatel bude opakovaně upozorňován na akci, kterou má provést
  • oběh uživatele po nějaké době přeskočí
  • akce se přesměruje na jiného uživatele
  • akce se vrátí k iniciátorovi oběhu
• uživatel má zaevidovanou absenci – pak může oběh zareagovat například takto:
  • vygeneruje se zpráva, že daný uživatel má nahlášenou nepřítomnost od do
  • akce se přesměruje na jiného uživatele

Výstupní informace modulu Workflow

• seznam probíhajících oběhů sloužící administrátorovi ke kontrole stavu oběhů s možností zrušit nefunkční oběhy.
• seznam dokumentů, které vyžadují provedení nějaké akce v aktivních obězích
• seznam dokumentů, nad nimiž už byla provedena požadovaná akce
• seznam oběhů jejichž iniciátorem byl aktuálně přihlášený uživatel

Webové rozhraní Workflow

Uživatelé ERP EPASS® mohou pracovat s oběhy rovněž přes webové rozhraní pomocí webového prohlížeče. Po spuštění oběhu obdrží příslušný uživatel emailovou zprávu s požadavkem na provedení akce v oběhu Workflow. Email obsahuje odkaz na webovou aplikaci, pomocí které lze otevřít požadavek na schválení ve webovém prohlížeči. Otevřít aplikaci lze po zadání uživatelského jména a hesla.