WEB Portál

EPASS WEB Portál zpřístupňuje vybrané funkcionality systému ERP EPASS® prostřednictvím webového prohlížeče. Portál běží nad provozní databází ERP EPASS®, uživatel tedy vždy pracuje s aktuálními daty systému. Jakákoliv modifikace dat v ERP systému se ihned projeví na portálu a naopak. Přihlášení do webového portálu probíhá pomocí stejného uživatelského jména a hesla jako do ERP EPASS®. Prostřednictvím portálu se uživateli zpřístupní přes prohlížeč funkcionality modulů Organizér, Partneři, Workflow a Reporting.

Organizér

Organizér slouží k evidenci a správě firemních aktivit – událostí a úkolů. Umožňuje sledovat jejich stav plnění a řešení, hlídat termíny, plánovat události do rozvrhu, přiřazovat zúčastněné uživatele a informovat je formou notifikačních emailů.

Seznam událostí

K základnímu přehledu o evidovaných událostech slouží stránka se seznamem událostí. Zde si může uživatel filtrovat události podle celé řady různých kritérií – třída a typ události, stav řešení, zadavatel, řešitel, časové období, partner. Události lze rovněž fulltextově vyhledávat podle názvu, textu popisu a textu řešení.
Ze seznamu událostí lze otevřít stránku pro náhled nebo editaci události. Je-li uživatel zadavatelem nebo řešitelem události, může událost i modifikovat. Editační stránka je pro přehlednost rozčleněna do několika oddílů umístěných pod sebou. Pro snadnější pohyb po jednotlivých oddílech může uživatel použít menu v levém panelu – kliknutím na odkaz v menu se stránka v prohlížeči přesune na příslušný oddíl.

Základní údaje na události / úkolu

• Typ – slouží k základní kategorizaci události
• Téma – obsahuje stručný popis události
• Trvání – specifikuje trvání události, nebo datum zadání a termín řešení úkolu
• Projekt
• Zadavatel – autor události
• Řešitel – výčet zúčastněných řešitel nebo uživatelů “na vědomí”
• Partner, pobočka – externí partner k níž se událost vztahuje
• Popis události / úkolu – uživatel jej zadává pomocí HTML editoru, který umožňuje libovolně formátovat text (výběr fontu, barvy velikost písma, odstavce, odrážky a číslování…) a vkládat obrázky.

Další údaje na události / úkolu k prohlížení nebo editaci

• Doplnění události, nebo řešení úkolu
• Termíny upomínek – uživatel může editovat či přidávat termíny upomínek (systém rozesílá notifikační e-maily upozorňující na danou událost).
• Navázané dokumenty uložené v modulu Správa dokumentů – uživatel může prohlížet navázané dokumenty nebo připojovat nové.
• Vazby mezi různými událostmi – uživatel může událost navázat na jiné události a vytvářet tak ze souvisejících událostí stromovou strukturu.
• Komentáře – uživatelé se mohou k dané události vyjadřovat pomocí komentářů ve formě webové diskuse.

Rozesílání emailů a Kalendář

Při uložení události může uživatel (autor či řešitel) rozeslat zúčastněným uživatelům notifikační e-mail se základními údaji o dané události.
Vybrané typy událostí se při uložení automaticky zaplánují do rozvrhu, který si může uživatel přehledně zobrazit na samostatné stránce Kalendář.

Partneři

WEB Portál slouží ke zjednodušené práci s partnery – firmami a osobami, evidovanými v systému ERP EPASS®. Umožňuje editovat nebo založit novou firmu a její pobočku, přiřadit kontaktní osoby a spojení a prohlížet navázané události k partnerovi.

Seznam firem

Tato stránka poskytuje základní informace o firmách a jejích pobočkách – IČ, DIČ, spojení, kontaktní osoby. Firmy se dají filtrovat podle různých kritérií a fulltextově vyhledávat. Ze seznamu firem lze otevřít stránku s detailními údaji o firmě a pobočce.

Editační stránka firmy

• Základní údaje – název, IČ, DIČ
• Údaje o pobočce – název a typ pobočky, adresa
• Seznam poboček – uživatel může přidat novou pobočku k existující firmě.
• Seznam kontaktních osob – uživatel může editovat kontaktní osobu resp. její působnost v dané firmě, rovněž může navázat existující osobu jako kontaktní osobu dané firmy, nebo přidat novou osobu.
• Seznam spojení – uživatel může editovat či přidávat nová spojení.
• Události – seznam událostí navázaných na danou firmu, filtrovaný podle různých kritérií

Workflow

Modul Workflow umožňuje sledovat požadavky na provedení akcí zúčastněnými uživateli, vytvořené na základě běžících workflow oběhů. Uživatel může na své požadavky reagovat, například schválit nebo zamítnou požadavek nebo potvrdit přečtení. WEB portál umožňuje uživatelům účastnit se oběhu prostřednictvím webového prohlížeče.
Pro filtraci požadavků na daného uživatele podle různých kritérií, například časového období nebo stavu zpracování slouží stránka Přehled požadavků Workflow.

Detailní informace o požadavku Workflow

• Základní údaje o workflow oběhu a konkrétním požadavku – iniciátor oběhu, datum vzniku a vyřízení požadavku, název, předmět a stav vyřízení požadavku
• Text rozhodnutí – uživatel může vyplnit text s poznámkou k rozhodnutí
• Přílohy – dokumenty připojené k danému oběhu (např. schvalovaná došlá faktura)
• Seznam rozhodnutí – historie předchozích požadavků k danému oběhu

Reporty

Reporty dostupné přes webové rozhraní portálu jsou jednou z forem reportingu v rámci ERP EPASS®. Ukázka reportu Přehled servisních prací: