Účetnictví

Správa firemního účetnictví

Jedná se o účinný nástroj pro vedení účetnictví respektující legislativu České republiky i Slovenské republiky. Významnou vlastností tohoto modulu je možnost zpracování účetnictví pro více účetních jednotek v jednom informačním systému. V tomto systému fungují účetní jednotky jako samostatné subjekty a při tom mohou zároveň využívat data společná pro celou skupinu. To výrazně zjednodušuje výkaznictví a tvorbu různých konsolidovaných výstupů.

Podvojné účetnictví – základní vlastnosti

• možnost vedení účetnictví pro více účetních jednotek v jedné databázi
• plně nastavitelné účty v účtové osnově – možnost účtování ve standardu IFRS
• složený účetní zápis
• volitelný rozsah účetního období (fiskální období) – nemusí se shodovat s kalendářním rokem
• hromadné operace rozúčtování a zaúčtování nad zobrazenými doklady
• účtování v reálném čase – zaúčtované doklady se okamžitě promítají do výstupních sestav
• možnost účtovat ručně nebo automaticky na základě zvolené předkontace
• možnost účtovat jednotlivé položky dokladu na různé akce i na různá střediska
• podmínečné kontroly (systém např. nedovolí zrušit zaúčtovaný doklad apod.)
• možnost oddělení editace dokladů a jejich zaúčtování (na základě přístupových práv)
• lze uzavírat a zpětně otevírat účetní období 

Předkontace

• předkontace se definují pro jednotlivé typy dokladů a je možné zvolit platnost pro všechny knihy, vybrané knihy nebo právě jednu knihu dokladů
• lze definovat předkontaci i pro jednotlivé položky dokladu s rozlišením střediska a akce
• při definici předkontace lze použít číslo účtu, předdefinovaný účet pro knihu nebo účet předdefinovaný na knize dokladů spárovaných dokladů

Účetní párování

• podkladem pro účetní párování je párování na úrovni zaúčtovaných dokladů – typicky pohledávka s platbou
• probíhá na úrovni účetních zápisů
• automatické párování na úrovni účetních zápisů probíhá podle vlastností stanovených k jednotlivým účtům účtového rozvrhu
• je možné stanovit párování podle dokladového salda, podle položkových vazeb nebo podle shodné akce
• lze provést výběrem vhodných dokladů, pokud spárování neproběhne automaticky

Účetní výkazy a přehledy

• rozvaha
• výsledovka
• obratová předvaha
• cash-flow
• hlavní kniha (obraty účtů podle široké škály hledisek – období, typy účtů, účetní jednotky)
• účetní deník (přehledy dle knih, období, …)
• výpis účtů – přehled o položkách na jednotlivých účtech

Více účetních jednotek v jedné databázi

Pro skupiny samostatných společností s množstvím vzájemných obchodních aktivit a podobným portfoliem zákazníků nabízí ERP EPASS® řešení prostřednictvím uložení více účetních jednotek v jedné databázi. Společnosti musí vykazovat samostatně hospodářské výsledky, ale jejich majitel požaduje, aby byly vedeny jednotným způsobem, používaly stejnou, nebo obdobnou účetní osnovu, a aby byl k dispozici ucelený přehled obchodních a finančních aktivit celé skupiny. ERP EPASS® umí ve společné databázi evidovat agendy neomezeného množství samostatných účetních jednotek, které mohou efektivně sdílet celou řadu společných dat. To přináší nesporné výhody oproti řešením postaveným na oddělených databázích, kde se důležité údaje duplikují a jejich synchronizace je velmi komplikovaná.

Výhody řešení prostřednictvím společné databáze

Partneři – jsou společní pro všechny společnosti ve skupině. Z toho vyplývají například tyto výhody:

• Nesolventní zákazník nemůže nakoupit v sesterské společnosti něco, co mu v jiné společnosti odmítli prodat, protože už má překročený limit pohledávek.
• Lze zjednodušit proces centrálního nákupu u jednoho dodavatele.
• Všichni sdílí veškeré informace o partnerovi – kontakty, obchodní informace, dokumenty, záznamy o vzájemné komunikaci apod.

Finance – každá účetní jednotka vystupuje zcela samostatně vůči státu, podává daňová přiznání, tiskne povinné účetní výkazy a přitom lze pro všechny účetní jednotky uplatnit jednotnou metodiku vedení účetnictví.

• Lze udržovat účtový rozvrh se společnými účty i s účty platnými pouze pro zadanou účetní jednotku.
• Účetní jednotky mohou sdílet vybrané předkontace.
• Výstupní ekonomické informace lze prezentovat za jednu účetní jednotku, nebo společně za vybrané, nebo všechny účetní jednotky.
• Správa období dokladů a účetních období může být účetními jednotkami sdílena.
• Organizační struktura může být účetními jednotkami sdílena, nebo má každá účetní jednotka svoji strukturu.
• Každá účetní jednotka může mít jinak definované fiskální období.
• Kurzovní lístek je sdílenou agendou.

Dokladové řady – mají nastavenu účetní jednotku, pod kterou doklady v dané řadě spadají. V seznamech dokladů, například vydaných faktur, může uživatel s příslušnými právy volbou v rozbalovací nabídce jednoduše přecházet mezi účetními jednotkami.

Majetek – je evidován v knihách, u kterých je obdobně jako u dokladů nastavena účetní jednotka. V přehledu karet majetku lze zobrazit předměty konkrétní účetní jednotky, nebo zobrazit majetek těch účetních jednotek, na které má uživatel přístupové právo.

Katalogy produktů – mohou být společné pro všechny společnosti skupiny a každá společnost může vést vlastní katalogy pro svoje specifické produkty.

Sklady – každý sklad je vázan na určitou účetní jednotku, ale může být přístupný pro nahlédnutí oprávněného uživatele jiné účetní jednotky, například pro zjistění, zda je požadované zboží na skladě v sesterské společnosti.

Správa dokumentů – dokumenty mohou být sdíleny uživateli všech společností, pokud mají příslušná přístupová práva.

Uživatelé – je vedena jednotná správa uživatelů všech společností ve skupině. Každý uživatel má nastaveno, ke kterým účetním jednotkám má přístup.

Vzájemné obchodní aktivity – jsou řešeny dokladovými vazbami mezi účetními jednotkami. Například vydaná faktura v jedné společnosti slouží jako zdroj pro tvorbu přijaté faktury došlé ve spolupracující společnosti.

Organizační struktury

Členění firmy na vnitropodnikové útvary se v ERP EPASS definuje prostřednictvím organizační schémat. Organizační schéma je graficky prezentováno jako víceúrovňová stromová struktura s kódy a názvy jednotlivých útvarů. Lze definovat více paralelních organizačních schémat a vytvářet různé verze s odlišnou časovou platností. Prostřednictvím vazeb dokladů a účetních zápisů na větve organizačního schématu lze získávat informace o aktivitách a ziskovosti jednotlivých útvarů, například střediskovou výsledovku.