Řízení údržby

Modul Údržba slouží jako podpora pro řízení údržby, revizí a oprav vybraných zařízení. Řízením rozumíme definici potřebných úkonů, stanovení předpisů jejich provádění, generování automatických avíz k vykonání údržby, vydávání příkazů k provedení údržby a v neposlední řadě k evidenci vykonané údržby. Současně slouží k řízení provádění různých oprav zjištěných závad a k podchycení těchto oprav.
Každá organizace si může zvolit takovou míru podrobností jednotlivých kroků, která odpovídá jejím požadavkům a nárokům. Není například vůbec nutné podrobně definovat jednotlivé normy provádění údržby, ani detailně podchycovat informace o provedené údržbě.
S údržbou může souviset nezbytné materiálně technické zabezpečení k provedení konkrétní údržby, vazba na skladové zásoby či potřebné vybavení.
Modul Údržba také umožňuje sledovat a řídit údržbu prováděnou formou outsourcingu – vystavování objednávek pro provedení údržby jako celku nebo jen konkrétních vybraných operací.

Přínosy modulu Údržba

Modul Údržba má za cíl poskytnou maximální podporu procesu provádění servisních úkonů, automatizovat generování avíza pro jejich realizaci. Dalším cílem je zjednodušení přístupu k informacím o tom jaké úkony a jaká materiálně technická výbava se má pro konkrétní zařízení použít, bez pracného hledání v technickém popisu. Tento modul, zejména při větším počtu udržovaných zařízení je neocenitelným pomocníkem pro řídící pracovníky údržby, který zjednoduší práci i vlastním servisním pracovníkům.
Nasazení toho modulu a jeho plné využívání povede k nižším nákladům na údržbu a zajistí její přesné dodržování v rámci technických podmínek příslušného zařízení a tím může i prodloužit dobu jeho životnosti a podstatně snížit náklady na jeho opravy. V neposlední řadě je při jeho důsledném použití zajištěna doložitelnost provedených servisních úkonů pro pozdější dohledání kdo, kdy, co.

Předmět údržby – zařízení

Řízení údržby je realizováno na zařízeních, která jsou evidována v ERP EPASS® v modulu Majetek. K informacím týkajícím se údržby se lze také dostat přímo z karty majetku. K provozu modulu Údržba není samozřejmě nutné provádět odepisování majetku nebo sledovat aktuální cenu majetku.

Předpisy údržby

Plánování údržby každého zařízení je charakteristické tím, že definuje podmínky určující, kdy by se měla údržba tohoto zařízení provést. Je možné zadat časovou periodu nebo technologický limit (např. ujeté km), kdy by se měla údržba realizovat. Údržba se skládá z různých servisních úkonů jako například výměna oleje v převodovce, výměna oleje v motoru a podobně.
Aby systém mohl sám signalizovat potřebu provedení servisního úkonu, je nezbytné pro každé zařízení nadefinovat tzv. Předpisy údržby – pro každý servisní úkon je definován samostatný předpis.
Předpis údržby obsahuje parametry určující četnost provádění konkrétního úkonu údržby a podklady k provedení údržby (viz. Normy). Na základě těchto předpisů a informací o odvedených výkonech konkrétního zařízení umí systém v definovaném předstihu avizovat, že má dojít ke konkrétnímu servisnímu úkonu.

Na každém předpisu je stanoven Typ servisního intervalu, který určuje způsob vyhodnocení aktuálnosti požadavku na údržbu.
Systém podporuje dva základní typy servisního intervalu:

• Časový (každý týden, měsíc, rok apod.)
• Technologický (po dosažení ujetých km, naběhlých mth)

Oba základní typy lze taktéž kombinovat. Avízo je potom generováno podle toho, co nastane dříve. Systém je připraven na případné přidání jiného řídícího výkonového podkladu podle požadavku zákazníka.
Každý předpis dále odkazuje na tzv. Normu údržby, podle které se má servisní úkon provést. Údaje zadané na Normě údržby se později použijí na příkazech k údržbě vytvořených na základě daného předpisu.
Zadání hodnot – intervalu/limitu, po kterém má dojít k úkonu údržby – závisí na Typu servisního intervalu.
Na předpisu je možné nastavit Počáteční stav (datum a stav km/mth), při němž bylo dané zařízení zařazeno k údržbě. Od tohoto počátečního stavu program na základě evidence výkonů zařízení sleduje přírůstek času/km/mth za účelem vyhodnocení, zda se blíží termín údržby.
Je také možné nastavit předstih, v jakém dojde k upozornění na blížící se termín údržby. Lze zadat dny, kilometry/motohodiny, nebo procentuální hodnotu zbývající do splnění definované podmínky. Na předpisu lze dále vyplnit středisko, ve kterém bude údržba pravděpodobně prováděna. Toto středisko se přednastaví při generování příkazu k údržbě do tohoto příkazu. Předpis údržby obsahuje informace o posledním provedení údržby a stavu řídících údajů.
Okno předpisu obsahuje rovněž seznam příkazů k údržbě, které byly na základě daného předpisu vytvořeny.

Plánování údržby – seznam předpisů

Jedním z nejdůležitějších prvků řízení údržby je okno Plánovaná údržba – předpisy, které obsahuje seznam standardních předpisů údržby a aktuálních požadavků na údržbu. Prostřednictvím barevných kombinací jsou zvýrazněny předpisy, signalizující obsluze, že se blíží termín údržby a bude nezbytné pro její realizaci vygenerovat příslušné Příkazy (modrá), nebo takové, které již měly být realizovány (červená). Neúplně definované předpisy jsou zelené.
V případě předpisů určených intervalem (km nebo mth) se porovnává nastavený interval s přírůstkem (najetých km, odpracovaných mth) od poslední provedené údržby (případně od počátečního stavu zařízení). Přírůstek km/mth na daném zařízení se počítá na základě údajů z modulu Hlášení z provozu, v němž se denně evidují najeté km, resp. odpracované motohodiny.
V případě, že organizace nechce používat modul Hlášení z provozu, lze aktuální stav počítadel km/mth zadávat jednoduše pomocí speciálních funkcí nebo tyto údaje průběžně importovat z jiných zdrojů/aplikací (např. tankovací systémy apod.). V případě předpisů určených časovým intervalem je rozhodující datum poslední provedené údržby (případně datum nastaveného počátečního stavu).
Sloupec “Stav údržby” obsahuje podrobný popis stavu.

Příkaz k údržbě

Příkaz k údržbě vzniká na základě Předpisu údržby. Ten je svázán jednak s konkrétním zařízením, jednak s Normou údržby, která obsahuje časy, úkony (včetně případných popisů, jak údržbu provést – jednotlivé kroky) a prostředky (materiály, konkrétní náhradní díly, profese, nářadí) potřebné k provedení úkonu. Veškeré informace z Normy údržby se přenesou do Příkazu k údržbě. V rámci konkrétního příkazu pak lze tyto informace libovolně upravovat. Pokyny z Příkazu k údržbě lze naopak zpětně zapsat do agendy Norem údržby (průběžné doplňování norem).
Součástí Příkazu je předpokládaný datum a čas provedení servisního úkonu, příkaz rovněž obsahuje informaci o středisku, kde se má údržba provést, včetně odpovědné osoby.

Generování příkazů

Přehled předpisů slouží uživateli k naplánování údržby příslušných zařízení. Z přehledu lze vygenerovat příkazy k údržbě pro vybranou skupinu předpisů, u nichž program signalizuje, že se blíží začátek požadovaného servisního zásahu pro konkrétní zařízení. Obsluha označí příslušné předpisy a vygeneruje příkazy k údržbě.
U předpisů s časovým intervalem, je možné pomocí speciální funkce hromadně dopředu vygenerovat všechny příkazy k údržbě, jež mají proběhnout do určeného data.

Seznam příkazů

Pro pracovníky realizující údržbu je k dispozici seznam vytvořených příkazů k údržbě. K zobrazení aktuálních příkazů lze použít filtrační funkce. Ze seznamu je možné příkazy vytvářet, upravovat a tisknout.

Normy údržby

Norma údržby obsahuje soupis předepsaných úkonů, které je třeba provést v rámci konkrétního typu údržby pro určité skupiny zařízení. Norma tedy není vázána na konkrétní zařízení, jedná se o obecný popis údržby, který může být použitelný opakovaně pro různá zařízení.
U každého úkonu je uveden kromě podrobného popisu (míra podrobnosti je plně na uživateli) i předepsaný čas. K úkonu lze přiřadit seznam předepsaných prostředků, které jsou k provedení údržby zapotřebí (náhradní díly materiál, nářadí a profese).
Veškeré prostředky jsou evidovány ve speciálním číselníku Katalog produktů a služeb. To je důležité zejména u hlavních náhradních dílů u kterých lze evidovat ceny, dodavatele, objednací kódy, dokumentaci apod. Náhradní díly mohou být samozřejmě evidovány skladově nebo lze snadno vygenerovat objednávku na dodávku požadovaného dílu.
Pro účely členění úkonů údržby lze každou normu údržby zařadit pod vybraný druh údržby. Díky tomu lze rozlišovat různé servisní činnosti jak na úrovni Předpisů údržby, tak Příkazů k údržbě. Odpovědný pracovník za určité druhy úkonů údržby si potom snadno vybere “své” příkazy či předpisy.
Normovaný čas se spočte z jednotlivých úkonů – lze jej ručně upravit/zadat.

Rozvrh příkazů

Rozvrh příkazů představuje kalendář plánované údržby konkrétních zařízení. Položkami tohoto kalendáře jsou Příkazy k údržbě. Kalendář lze pohlížet v různém rozlišení zvoleného období: rok, čtvrtletí, měsíc, týden, den.
Přímo z kalendáře je možné s Příkazy k údržbě pracovat (vytvářet, měnit, rušit).
Poznámka: Pokud je využíváno Dispečerské plánování jsou plánované údržby zobrazeny i v kalendáři tohoto modulu.

Provedení příkazu

Zodpovědné osoby si existující příkazy k údržbě kontrolují v seznamu, případně rozvrhu. Mohou k tomu použít různé filtrace, jež jsou k dispozici.
Informace týkající se provedení příkazu se zadávají na záložce Provedení.
Do Provedení lze zkopírovat časy, úkony a prostředky ze záložky Příkaz. Je samozřejmě možné zadat je ručně. Zapisuje se skutečné datum a čas provedení, jakož i stavy při provedení údržby (kilometry, motohodiny). Skutečné datum a stavy jsou důležité pro systém, aby mohl signalizovat potřebu další údržby na základě Předpisu údržby. Je také možné zadat předpokládané datum další údržby.
Případné další skutečnosti lze zadat do textového pole Poznámka.

Automatizovaná upozornění

Systém pro řízení údržby lze volitelně doplnit o automatizované rozesílání upozornění na blížící se termín údržby a nutnost vygenerovat příkaz k úhradě, případně na nový příkaz k údržbě, která se má v nejbližší době realizovat.
Upozornění je realizováno formou emailu zaslaného systémovou komponentou Plánované úlohy. Adresát je zvolen dle nastavení v modulu Údržba, případně se jedná o uživatele nastaveného na Příkazu k údržbě. Samotné vyhodnocení a odesílání emailů se děje plně automaticky (není nutné aby běžel EPASS).

Reporting

Vedoucí pracovníci mají možnost nechat si zasílat různé přehledy. V nastavených intervalech dostávají mailové zprávy obsahující v příloze požadované reporty ve formátech PDF nebo XLSX.

Podpora údržby při práci v terénu – EPASS MobileStore

Pro jednotlivé pracovníky údržby, kteří vykonávají údržbu a opravy v provozu slouží speciální mobilní nadstavba EPASS MobileStore, která operuje přímo nad daty ERP EPASS®. Jedná se o online nadstavbu – veškeré změny jsou okamžitě k dispozici.
Aplikace určená pro tablety poskytuje uživateli jednoduché, intuitivní rozhraní. Veškeré operace jsou maximálně zjednodušeny, vše podstatné se odehrává na jediné obrazovce, která mění obsah podle postupu zpracování konkrétní funkce. Na jednom tabletu s běžící aplikací EPASS MobileStore může být současně přihlášeno více uživatelů, kteří si pouze přepínají aktivního uživatele.
Dostupné funkcionality se liší podle role uživatele, který je přihlášen k EPASS MobileStore. Funkcionality se nabízí na základě uživatelské konfigurace výběrem z nabídky dostupných funkcí.