Obchodní doklady

Vítejte v dokladovém světě ERP EPASS. Využijte možnosti dokladového systému pro modelování firemních obchodních a výrobních procesů. Postupy zpracování vašich agendy nastavíme podle vašich požadavků a to bez programování, pouze s využitím konfiguračních nástrojů systému.

Dokladový charakter ERP EPASS®

ERP EPASS lze charakterizovat jako důsledně dokladový systém. Modul obsahuje nástroje pro vytváření a správu  dokladů. Systém umožňuje pro každý typ dokladu vydefinovat libovolné množství knih – číselných řad. Každá kniha může mít vlastní nastavení, které určuje chování dokladů, zařazených do dané knihy. Prostřednictvím položkových vazeb dokladů lze modelovat firemní obchodní a výrobní procesy a usnadnit si vytváření dokladů přenosem údajů z výchozího do následujícího bodu procesu.

Členění dokladového systému ERP EPASS®

Jedná se o dvoustupňové členění podle uživatelsky definovatelných typů a knih. Klasickými typy dokladů jsou například Poptávky, Nabídky, Smlouvy, Objednávky, Dodací listy, Výrobní příkazy, Skladové doklady. Počet a charakter dokladových typů není omezen. Pro každý typ je možno definovat libovolný počet knih (číselných řad) dokladů.

Knihy dokladů

Kniha dokladů a její nastavení určuje vzhled i chování dokladů v knize. Na knize se nastavují vlastnosti dokladů:

• zobrazení jednotlivých údajů (texty, datumy, stavy dokladů a položek atd.) a jejich chování (povinný, možnost editace, možnost změny po uzavření)
• způsob číslování dokladů
• práce s ceníkem, jeho chování, cenové hladiny, možnost změny ceny, možnost připojení kalkulovaného objektu pro výpočet cen
• práce s katalogem (zda a z jakého katalogu se budou vybírat produkty na položky dokladu)
• zda a jakým způsobem se budou položky dokladů (produkty) promítat na sklad
• definovatelné údaje na položkách dokladu a jejich chování
• nastavení slev
• vazby na organizační jednotku (útvar) mateřské firmy, akce, aktivity
• vazby na partnery v různých vztazích (rolích) vůči dokladu
• další údaje podle potřeb uživatele (EP_klasifikátor)

Na knize se nastavují vlastnosti a způsob práce s položkami:

• katalog pro výběr produktu na položku
• zadání ceny ručně, nebo výběrem z ceníku, nebo výpočtem podle připojeného algoritmu
• uplatnění slevy na jednotlivou položku, nebo na skupinu položek nebo na všechny položky dokladu
• přepočty mezi měrnými jednotkami včetně přepočtů cen
• dodací podmínky
• skladový pohyb
• vazby na organizační jednotku (útvar) mateřské firmy
• další údaje podle potřeb uživatele (EP_klasifikátor)

Seznam položek dokladů

Funkce na kontrolu nespolehliSeznam položek dokladů je pohled na položky nikoliv optikou nadřazeného dokladu, ale přímo jako na množinu položek všech dokladů zvolené knihy. Umožňuje uživateli získat informace sumačně za konkrétní produkt, a to podle zvolených podmínek (knihy dokladů, partnera, období, stavu dokladů, parametrů klasifikátoru).
Příklady:

• objem odběru vybraného produktu vybraným partnerem za určitý časový úsek
• objem odběru vybraného produktu partnery z určitého regionu za určitý časový úsek
• objem prodeje vybraného produktu na fakturu
• objem prodeje vybraného produktu za určitý časový úsek přes pokladnu
• objem dodávek vybraného produktu od vybraného partnera
• skladové pohyby vybraného produktu
• počet došlých objednávek na vybraný produkt za období

Vazby dokladů

Pomocí vazeb dokladů lze vytvářet a sledovat celý řetěz obchodních dokladů – např. od poptávky zákazníka přes objednávku, zajištění dodávky (objednávka – dodací list, skladová výdejka) až po vlastní dodávku a fakturaci. Z kteréhokoli dokladu v řetězci je možné exportem vytvářet navazující doklady. Tyto vazby jsou kompletně uživatelsky nastavitelné. Na vazbě lze určit, jaké údaje se budou přebírat ze zdrojového do odvozeného dokladu:

• popis
• partnera
• osobu
• datum
• měnu
• kurz
• variabilní symbol
• formu úhrady
• organizační jednotku (útvar)
• datum dokladu do data zdanitelného plnění
• druh skladového dokladu
• parametry (EP_klasifikátor)
• texty
• dodací podmínky
• platební podmínky
• speciální údaje
• vazba na obchodní případ

Dále se přebírají položky dokladu a na nich volitelně následující údaje:

• cena
• katalog
• název položky
• sklad
• slevy

Položkové vazby

Vazby mezi doklady zprostředkované položkami dokladu jsou typu M:N, což znamená, že například z jedné objednávky od zákazníka lze vytvořit více objednávek na různé dodavatele, nebo naopak zboží z objednávek od různých zákazníků lze objednat u dodavatele pomocí jediné společné objednávky. V každém dokladu je sledováno plnění každé jednotlivé položky. Sledování položek, jejich plnění a průběh jednotlivými doklady je usnadněno grafickým zobrazením.

Stavy dokladů

Uživatelské stavy položek a dokladů mohou být automaticky nastavovány na základě určeného plnění, tedy vazbou vniklou v řetězci dokladů (např. zboží dodáno, vyfakturováno apod.). Definují se podle potřeb uživatele.
Každý doklad se nachází v některém ze systémových stavů dokladů – rozpracovaný, uzamčený proti editaci, uzavřený, zrušený. Nově vytvořený doklad je automaticky ve stavu rozpracovaný, po vyplnění potřebných údajů ho uživatel převede do stavu uzavřený. Zrušené doklady zůstávají v systému a je možné je převést zpět do rozpracovaného stavu. Přechody mezi stavy je možno provádět i hromadně nad seznamem dokladů.

Obchodní případy

Doklady lze sdružovat do obchodních případů. Obchodní případ je objekt, zastřešující libovolný, uživatelem definovaný soubor dokladů, patřících do nějakého projektu / zakázky. V rámci obchodního případu lze na základě údajů obsažených v dokladech sledovat stav fakturace, úhrad nebo celkové náklady a výnosy na zakázku a jejich poměr. 

Finanční doklady

Finanční doklady jsou nedílnou součástí dokladového systému ERP EPASS®. Vzhledem ke svému zaměření evidují navíc tyto údaje:

• výchozí interval splatnosti
• bankovní účet
• výchozí druh platby
• typ DPH
• způsob výpočtu DPH
• zaúčtování částek dokladu
• způsob uplatnění předkontace
• způsob výpočtu DPH

Typy finančních dokladů:

• pohledávky – faktury vydané
• závazky – faktury došlé
• upomínky
• pokladní doklady
• interní doklady

Další vlastnosti dokladů

• Podpora více jazyků – hodnoty z číselníků, názvy produktů (a tedy položek dokladů), texty na dokladech mohou být vícejazyčné.
• Exporty dat (automatický výstup ze seznamů do MS EXCEL)
• Podchycení historie změn na dokladu
• Tiskové sestavy
• Ochrana dat před neoprávněnými uživateli – k jednotlivým knihám (a tedy dokladům v nich) je možné definovat přístup pouze určitým uživatelům.