Automatizované rozesílání upomínek

Jedná se o automatickou službu umožňující rozesílání emailových upomínek zákazníkům, kteří jsou v prodlení po splatnosti vydaných faktur. Upomínky jsou rozesílány podle daného algoritmu a evidovány systémem. Adresa odesilatele upomínky je mailovou adresou konkrétního obchodníka, který obchod uzavřel. Služba probíhá automaticky v daném časovém intervalu, například 1× denně.

Postup vytvoření automatické upomínky

Uživatel zvolí počty dní po splatnosti při kterých má být uplatněna 1. nebo 2. upomínka. Systém vytvoří seznam neuhrazených faktur s prošlým datem splatnosti. U každé faktury v seznamu je podle počtu dní po splatnosti vyhodnoceno, zda má být zaslaná upomínka, o kolikátou se jedná upomínku, případně zda již upomínka nebyla odeslána.
Podle nastavení pro jednotlivé upomínky (1. nebo 2. upomínka) se vyhledá vzor pro tělo zprávy ve formátu HTML a vzor pro alternativní tělo zprávy ve formátu TXT. Alternativní tělo zprávy použije e-mailový klient příjemce zprávy, pokud nepodporuje příjem zpráv ve formátu HTML.

Vytvoření textu upomínky

Pro 1. nebo 2. upomínku se vyhledá šablona (vzor) pro tělo odesílané zprávy ve formátu HTML a TXT (použitý formát na straně příjemce závisí na vlastnostech emailového klienta příjemce). Šablona se vyplní těmito údaji:

• číslo faktury
• datum vystavení faktury
• datum splatnosti
• neuhrazená částka faktury
• termín úhrady (datum upomínky + nastavený počet dní)
• jméno obchodníka

Odeslání zprávy s upomínkou

Vytvoří se a odešle emailová zpráva s těmito údaji:

• odesílatel – email obchodníka
• příjemce – email zákazníka
• skrytý příjemce – nastavená e-mailová schránka pro archivaci odeslaných e-mailů
• předmět zprávy – např. “Faktura č. XXXXXXX – 1. upomínka”
• tělo zprávy – podle použité šablony / vzoru

Informace o odeslání upomínky s datem odeslání a adresou, na kterou byla upomínka odeslána, se zaznamená do příslušného dokladu vydané faktury.

Ošetření chybových stavů

Při rozesílání upomínek mohou nastat různé problémy bránící odeslání upomínky. Protože služba rozesílá upomínky automaticky bez zásahu uživatele, musí být o případných problémech vhodným způsobem informována zodpovědná osoba. V takovém případě systém provede:

• zápis chyb do windows-logu na serveru
• zápis chyb do textu upomínky na faktuře
• odeslání emailu obchodníkovi uvedenému na dokladu
• odeslání emailu správci systému v případě obecné chyby