Správa dokumentů

V souvislosti se zpracováním firemních agend vzniká nebo je přijímána řada nejrůznějších dokumentů v mnoha textových a grafických formátech. Modul Správa dokumentů (SD) umožní tyto dokumenty vložit do systému, přiřadit je k příslušným dokladům výrobních, obchodních a finančních procesů a organizovat jejich uložení tak, že je snadné jejich následné vyhledání.

Tvorba a uložení dokumentů

Modul podporuje jak vytváření nových dokumentů, tak zařazování dokumentů z existujících souborů. Nový dokument lze vytvářet použitím předem vytvořených šablon, nebo replikací již existujícího dokumentu, nebo zařazením existujícího souboru. Pokud jde o typ souboru, který je asociovaný s určitou aplikací (nastavení Windows), lze jej přímo z prostředí SD editovat. Spustí se příslušná aplikace a v ní se soubor otevře.

Další možnosti jak vytvářet dokumenty

• využití šablony jako předlohy pro mapování a přenos informací z dokladů ERP EPASS
• načtení části adresářové struktury z průzkumníka Windows, včetně souborů v ní obsažených
• odeslání souboru do Správy dokumentů z prostředí Windows s vytvořením příslušné karty

Způsoby uložení dokumentů

• do databáze SQL serveru
• odkaz na soubor umístěný na síti
• odkaz na umístění dokumentu mimo počítačovou síť v papírové podobě

V případě uložení na SQL serveru platí veškerá zabezpečení včetně ochrana formou přístupových práv a formou vlastnictví konkrétních dokumentů. V případě uložení formou odkazu na soubor na síti lze k souboru přistupovat i mimo Správu dokumentů.

Karta dokumentu

Dokument je v modulu Správa dokumentů reprezentován kartou dokumentu, která může evidovat v elektronické podobě jeden nebo více souborů asociovaných s příslušnou aplikací (doc, xls, pdf, jpg…). Karta dokumentu je efektivní nástroj pro identifikaci, stanovení vlastností a možností vyhledávání připojených souborů.
Karty dokumentů jsou zařazeny v Knihách dokumentů. Každá kniha má vlastní nastavení číselné řady a údajů, které se na dokumentech z dané knihy budou evidovat.
Údaje na kartě dokumentu:

• název a číslo dokumentu (závislé na knize)
• datum vzniku
• vazba na zodpovědného uživatele
• Druh dokumentu (uživatelský číselník)
• Stav (platný/zrušený)
• Vazba na doklady informačního systému
• Diskuse k dokumentu
• Vazba na Události v Organizéru
• Vazby na Partnery
• Poznámky – libovolné množství poznámek, připojených k dokumentu. Poznámka může být vlastněna.
• Historie změn, provedených v na kartě dokumentu

Organizace uložení a vyhledávání dokumentů

• Stromy dokumentů. Jde o uživatelsky vytvářené hierarchické struktury, do nichž lze dokumenty umístit – na přiklad strom projektů, strom typů dokumentů, strom umístění dokumentů mimo síť.
• Jednotlivé soubory mohou mít evidenci verzí, vytváření verzí lze automatizovat. Všechny verze jsou zpětně přístupné.
• Je připojen EP_klasifikátor s neomezenými možnostmi uživatelsky přidávat další identifikační údaje pro kategorizaci a snadnější vyhledávání dokumentu.
• Generování indexu pro vybrané typy dokumentů pro fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů.

Vazby na objekty ERP EPASS®

• Vazby na partnery. Libovolné množství navázaných partnerů v libovolných rolích určujících vztah partnera k dokumentu.
• Vazby na doklady. Dokument je možné svázat s libovolnými doklady z modulů Obchod a Finance.
• Svázané dokumenty. Lze definovat vztah mezi dvěma dokumenty.
• Pracovat s dokumenty lze samozřejmě i na objektech mimo modul SD například z dokladů v Obchodu, z Partnerů, z produktů v Katalogu.

Práce s dokumenty

• Půjčovna. Zprostředkuje evidenci zapůjčených dokumentů, kdy, komu, na jak dlouho bylo zapůjčeno.
• Spisovna. Slouží ke skartaci a archivaci v závislosti na zařazení do číselníku spisových znaků.
• Oběh dokumentů. Na základě skriptů, vytvořených podle zadání zákazníka, lze dokument zařadit do oběhu s určením uživatelů, kteří budou s dokumentem pracovat, například ho budou schvalovat. Uživatelé jsou v oběhu postupně upozorňováni na provedení požadované operace na obíhajícím dokumentu.
• Spolupráce s Windows. Dokument lze odeslat elektronickou poštou jako soubor, nebo jako odkaz spustitelný ve Správě dokumentů.
• Elektronická podatelna. Podatelna umožňuje načtení emailu z poštovního klienta včetně příloh do Správy dokumentů a odeslání automatické odpovědi s potvrzením příjmu.