Personalistika

Modul Personalistika slouží k vedení evidence zaměstnanců, spolupracovníků i uchazečů o zaměstnání. Umožňuje sledování pracovníků z hlediska profesní zdatnosti, kvalifikačních předpokladů, školení, zdravotní způsobilosti, BOZP apod.. Zahrnuje správu pracovních míst včetně systemizace a sledování požadavků pro jednotlivé pozice.

Základní údaje o pracovníkovi

• Základní osobní údaje pracovníka se evidují na kartě osoby v modulu Partneři. Jeden pracovník může mít neomezený počet adres, spojení, bankovních účtů apod.
• Základní údaje lze rozšířit o uživatelsky definované parametry v neomezeném rozsahu pomocí EP_klasifikátoru
• Pracovník může mít více souběžných pracovních poměrů (působností) v jedné nebo různých firmách. Působnosti mají časovou platnost a lze je využít i pro sledování historie předchozích zaměstnání.
• Zaměstnance i uchazeče o práci lze třídit a filtrovat lze různých kriterií, je také možno použít rychlé vyhledávání partnera podle různých hledisek (IČ, RČ, komunikační spojení, účet, adresa …)
• Všechny dokumenty související s pracovníkem mohou být uloženy ve Správě dokumentů.
• Historie změn údajů o pracovníkovi – eviduje se kdo, kdy, jaký údaj změnil, jaká byla jeho původní hodnota.
• Data jsou ochráněna před neoprávněným užitím za pomocí přístupových práv, která lze definovat pro každý typ citlivé informace.

Personální agendy

• Základ personálního modulu tvoří strom uživatelsky definovatelných personálních agend. Pomocí nich lze evidovat nejrůznější informace – profesní předpoklady, kvalifikace, dosažené vzdělání, jazykové dovednosti, oprávnění, absolvovaná školení, zdravotní prohlídky, OOPP atd. Může být definováno neomezené množství různých personálních agend.
• Pomocí personálních agend lze sledovat, zda pracovníci splňují na ně kladené požadavky, zda mají platná všechna potřebná oprávnění, zdravotní prohlídky, školení atd. Požadavky lze definovat pro jednotlivá pracovní místa, pro typy pracovních míst nebo různé skupiny pracovníků.
• Při definici personálních agend lze nastavit zadávané parametry, výchozí periodu (trvání platnosti), předstih upozornění na ukončení platnosti apod.

Systemizace pracovních míst

• Systém umožňuje systemizaci pracovních míst s vazbou na organizační strukturu společnosti. Lze definovat více paralelních organizačních schémat a vytvářet různé verze s odlišnou časovou platností.
• Na základě definovaných požadavků pro pracovní místa nebo typy pracovních míst lze snadno vyhledávat vhodné kandidáty z řad uchazečů o zaměstnání i stávajících zaměstnanců. Obdobně lze kontrolovat, zda pracovníci zařazení na určité pozice splňují všechny povinné požadavky (kvalifikace, školení, zdravotní prohlídky apod.).
• K jednotlivým pracovním místům lze kromě základních údajů, jako je např. popis pracovní činnosti apod., evidovat různé informace s definovanou časovou platností pomocí uživatelsky definovaných personálních agend.
• Ke každému systemizovanému místu lze přiřadit typové doklady – šablony MS Word (náplň práce, mzdový výměr, vstupní školení…). Podle nich lze vytvářet a evidovat dokumenty pro pracovníky zařazené na daná místa. V šabloně mohou být definována slučovací pole, která jsou při vytváření dokumentu automaticky vyplněna vybranými daty ze systému dle předem definovaného mapování.

Pracovní a ochranné pomůcky

Systém poskytuje nástroje pro sledování požadavků na vybavení zaměstnanců pracovními a ochrannými pomůckami např. dle jejich zařazení na pracovní místa. Z hlediska skutečného čerpání je pak možno sledovat přidělení jednotlivých pracovních prostředků zaměstnancům, včetně podrobných informací o době a platnosti přidělení.

Evidence uchazečů o zaměstnání

Uchazeči jsou vedeni v obdobném formátu jako vlastní zaměstnanci. Kromě veškerých informací tak jako u vlastních zaměstnanců lze uvádět informace dodatečné, jako např. možná zařazení, přijímací dotazníky atp. V případě přijetí lze převést uchazeče rovnou do stavu.

Informování zaměstnanců obsílkami

Systém umožňuje hromadně obesílat zaměstnance pomocí modulu Obsílky . Ten mimo jiné umožňuje:

• automatizované vytváření nových obsílek podle nastavení
• mapování údajů z obsílky do šablony MS Word
• tisk štítků a obálek při hromadné korespondenci
• napojení obsílek na služby správy dokumentů – možnost připojení libovolných dokumentů k obsílce
• realizaci obsílky v závislosti na použitém komunikačním kanálu – rozeslání e-mailů, zpráv SMS či ICQ, faxů či vytáčení telefonů

Plánování akcí

V systému je také možno podchytit neomezené množství plánovaných a proběhlých událostí vázaných k osobě. Pro plánování různých akcí (školení, zdravotní prohlídky, dovolené) lze využít modul Organizér.

Mzdy

Oblast mezd je v ERP EPASS® řešena prostřednictvím mzdových programů třetích stran. ERP EPASS dokáže kompletně integrovat váš stávající mzdový program a vytvořit efektivní systém pro zpracování mzdové agendy. Z ERP EPASS vstupují do mzdového programu všechny potřebné údaje o docházce a činnosti pracovníků. Údaje o odvodech a srážkách mezd jsou z mzdového programu importovány do ERP EPASS, evidovány jako závazky a dále zpracovány vytvořením platebních příkazů a spárováním s bankovními výpisy.

Zpracování podkladů pro výpočet mezd

K vytvoření podkladů pro mzdy slouží v systému EPASS® zákaznické objekty. Jejich funkcionalita odpovídá specifickým požadavkům konkrétního zákazníka (např. výpočet provizí zaměstnanců, stanovení srážek ze mzdy apod.). Mzdové podklady se následně přenesou do mzdové aplikace, v níž se provede vlastní zpracování mezd.

• Evidence docházky pracovníků na provozech – zadání odpracovaných hodin ve směně, zařazení pracovníka, typu činnosti (výroba, nemoc, dovolená, …), stanovení mzdových složek, do nichž se odpracovaná doba promítne (přesčas, příplatky, vedení podřízených pracovníků apod.)
• Editace údajů o docházce v aplikaci SMĚNOVNICE – údaje o docházce, přenesené z vyplněných hlášení z provozu, je možné ve Směnovnici dále doplňovat či upravovat. U mzdových složek, jako jsou např. prémie, odměny apod., lze vyplňovat částky.
• Přenos údajů do mzdové aplikace – údaje zpracované ve Směnovnici lze exportovat v příslušném formátu konkrétní mzdové aplikace, vlastní výpočet mezd pak již probíhá plně v režii mzdové aplikace.

Zpracování výstupů mzdového programu v ERP EPASS

Odvody a srážky mezd (úhrady dobírky zaměstnancům, platby finančnímu úřadu, správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám atd.) jsou do ERP EPASS® importovány a následně uloženy jako speciální doklady závazků. Tyto doklady nejsou identifikovány jménem zaměstnance, ale pouze číslem bankovního účtu, na který jsou peníze bankovním příkazem převedeny. Uhrazené závazky jsou automaticky párovány s bankovním výpisem a hromadně účtovány pomocí nastavené předkontace.