EPASS

 

s.r.o.

PODNIKOVÉ INFORMAČNÍ SYSTÉMY PRO KAŽDÉHO

ERP EPASS

Správa dokumentů

Správa dokumentů

V souvislosti se zpracováním firemních agend vzniká nebo je přijímána řada nejrůznějších dokumentů v mnoha textových a grafických formátech. Modul Správa dokumentů (SD) umožní tyto dokumenty vložit do systému, přiřadit je k příslušným dokladům výrobních, obchodních a finančních procesů a organizovat jejich uložení tak, že je snadné jejich následné vyhledání.

Tvorba a uložení dokumentů

Modul podporuje jak vytváření nových dokumentů, tak zařazování dokumentů z existujících souborů. Nový dokument lze vytvářet použitím předem vytvořených šablon, nebo replikací již existujícího dokumentu, nebo zařazením existujícího souboru. Pokud jde o typ souboru, který je asociovaný s určitou aplikací (nastavení Windows), lze jej přímo z prostředí SD editovat. Spustí se příslušná aplikace a v ní se soubor otevře.

Další možnosti jak vytvářet dokumenty

  • využití šablony jako předlohy pro mapování a přenos informací z dokladů ERP EPASS
  • načtení části adresářové struktury z průzkumníka Windows, včetně souborů v ní obsažených
  • odeslání souboru do Správy dokumentů z prostředí Windows s vytvořením příslušné karty

Způsoby uložení dokumentů

  • do databáze SQL serveru
  • odkaz na soubor umístěný na síti
  • odkaz na umístění dokumentu mimo počítačovou síť v papírové podobě

V případě uložení na SQL serveru platí veškerá zabezpečení včetně ochrana formou přístupových práv a formou vlastnictví konkrétních dokumentů. V případě uložení formou odkazu na soubor na síti lze k souboru přistupovat i mimo Správu dokumentů.

Karta dokumentu

Dokument je v modulu Správa dokumentů reprezentován kartou dokumentu, která může evidovat v elektronické podobě jeden nebo více souborů asociovaných s příslušnou aplikací (doc, xls, pdf, jpg…). Karta dokumentu je efektivní nástroj pro identifikaci, stanovení vlastností a možností vyhledávání připojených souborů.
Karty dokumentů jsou zařazeny v Knihách dokumentů. Každá kniha má vlastní nastavení číselné řady a údajů, které se na dokumentech z dané knihy budou evidovat.
Údaje na kartě dokumentu:

  • název a číslo dokumentu (závislé na knize)
  • datum vzniku
  • vazba na zodpovědného uživatele
  • Druh dokumentu (uživatelský číselník)
  • Stav (platný/zrušený)
  • Vazba na doklady informačního systému
  • Diskuse k dokumentu
  • Vazba na Události v Organizéru
  • Vazby na Partnery
  • Poznámky – libovolné množství poznámek, připojených k dokumentu. Poznámka může být vlastněna.
  • Historie změn, provedených v na kartě dokumentu

Organizace uložení a vyhledávání dokumentů

  • Stromy dokumentů. Jde o uživatelsky vytvářené hierarchické struktury, do nichž lze dokumenty umístit – na přiklad strom projektů, strom typů dokumentů, strom umístění dokumentů mimo síť.
  • Jednotlivé soubory mohou mít evidenci verzí, vytváření verzí lze automatizovat. Všechny verze jsou zpětně přístupné.
  • Je připojen EP_klasifikátor s neomezenými možnostmi uživatelsky přidávat další identifikační údaje pro kategorizaci a snadnější vyhledávání dokumentu.
  • Generování indexu pro vybrané typy dokumentů pro fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů.

Vazby na objekty ERP EPASS®

  • Vazby na partnery. Libovolné množství navázaných partnerů v libovolných rolích určujících vztah partnera k dokumentu.
  • Vazby na doklady. Dokument je možné svázat s libovolnými doklady z modulů Obchod a Finance.
  • Svázané dokumenty. Lze definovat vztah mezi dvěma dokumenty.
  • Pracovat s dokumenty lze samozřejmě i na objektech mimo modul SD například z dokladů v Obchodu, z Partnerů, z produktů v Katalogu.

Práce s dokumenty

  • Půjčovna. Zprostředkuje evidenci zapůjčených dokumentů, kdy, komu, na jak dlouho bylo zapůjčeno.
  • Spisovna. Slouží ke skartaci a archivaci v závislosti na zařazení do číselníku spisových znaků.
  • Oběh dokumentů. Na základě skriptů, vytvořených podle zadání zákazníka, lze dokument zařadit do oběhu s určením uživatelů, kteří budou s dokumentem pracovat, například ho budou schvalovat. Uživatelé jsou v oběhu postupně upozorňováni na provedení požadované operace na obíhajícím dokumentu.
  • Spolupráce s Windows. Dokument lze odeslat elektronickou poštou jako soubor, nebo jako odkaz spustitelný ve Správě dokumentů.
  • Elektronická podatelna. Podatelna umožňuje načtení emailu z poštovního klienta včetně příloh do Správy dokumentů a odeslání automatické odpovědi s potvrzením příjmu.

ERP EPASS